Dlaczego to ważne co piszesz
Kiedy wysyłasz SMS na czat, przekazujesz go firmie, która prowadzi usługę. To, co się z nim dzieje, zależy od usługi, planu i ustawień: w niektórych miejscach historia jest przechowywana, w niektórych może być wyłączona, w niektórych tekstach może być używana do poprawy modeli, chyba że zrezygnujesz. Nie ma jednej zasady, więc sprawdź ustawienia prywatności usług, których używasz i politykę pracodawcy. Postępuj zgodnie z prostą zasadą: nie wchodź w to, czego nie chciałbyś widzieć w rękach kogoś innego, a to, czego nie możesz przekazać osobom trzecim.
Osiem rodzajów danych lepiej przechowywane
Po pierwsze: hasła, kody SMS, klucze dostępu i zwroty zwrotu portfela. Po drugie: karta bankowa i numery kont. Po trzecie: skany i numery paszportów i innych dokumentów. Po czwarte: szczegóły zdrowotne osoby o imieniu. Po piąte: dane osobowe klientów, kolegów i znajomych: nazwiska wraz z telefonami, adresami i e-mailami. Szósty: tajemnice handlowe, niepubliczne finanse i plany firmy. Siódmy: zamknięty kod źródłowy i pliki konfiguracyjne, które mogą zawierać klucze. Ósma: wszystko, co jest zobowiązane na mocy umowy lub zasad pracodawcy do zachowania poufności.
Jak zastąpić dane osobowe posiadaczami miejsc
Większość czasu SI potrzebuje struktury tekstu, a nie prawdziwych nazw. Zastąpić nazwy "Klient A" i "Pracownik B", usunąć telefony i adresy, kwoty okrągłe lub zastąpić je "N dolarów", a nazwy firmy "Firma X". Odpowiedź będzie równie użyteczna, a prawdziwe dane odłożysz później. Jeżeli dokument jest duży, nie wklej go w całości: opisz sytuację własnymi słowami lub podasz tylko wymagany fragment bez podania szczegółów. Przed wysłaniem, ponownie przeczytać tekst oczami obcego: czy cokolwiek pozwala im powiedzieć, kto to jest?
Dane o pracy i polityka przedsiębiorstwa
Wiele firm zabrania lub ogranicza stosowanie zewnętrznej SI w materiałach roboczych. Przed wklejeniem dokumentu roboczego do czatu dowiedz się od swojego menedżera lub zespołu ochrony. Jeśli nie ma żadnych zasad, lepiej poprosić niż zgadywać. Dobrym kompromisem jest wykorzystanie AI do ogólnych zadań bez danych o pracy, na przykład w celu poprawy brzmienia listu po zastąpieniu każdej nazwy i postaci. Jeżeli firma zapewnia firmowy dostęp z odrębnymi warunkami obsługi danych, użyj tego zamiast konta osobistego.
Krótka lista kontrolna przed wysłaniem
Zanim wyślesz, zadaj trzy pytania. Czy tekst zawiera coś, co identyfikuje konkretną osobę? Czy zawiera pieniądze, hasła lub dokumenty? Mogę to przekazać osobom trzecim? Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, należy zastąpić dane posiadaczami miejsc lub usunąć je. Niech to będzie nawyk, aby od początku pisać w anonimowej formie: nie zapomnisz niczego usunąć, a odpowiedzi nie będą gorsze. A jeśli wkleiłeś za dużo, sprawdź ustawienia serwisowe dla usunięcia historii i, w razie potrzeby, zmień hasło lub klucz.